DocuflowBearbeta - Steg 2 i DocuFlow processen

Inom området ”Bearbeta” hjälper vi er att effektivisera arbetsprocesser med hjälp av lösningar som digitala arbetsflöden och ärendehanteringssystem. Ni kan hela tiden se den exakta statusen på en process som t ex hur länge en arbetsuppgift har legat hos en viss person och ni får möjlighet att upptäcka flaskhalsar och minimera manuella rutiner.

Att formalisera en arbetsprocess gör den ofta mer effektiv. Ett mål kan t ex vara att underlätta samarbeten som omfattar flera parter eller handläggare. Ett annat mål kan vara att säkerställa att ärenden hanteras enligt en beslutad process.

Digitala arbetsflöden definierar stegen i en process och vilka övergångar som är tillåtna mellan varje steg. En namngiven användare eller användare med viss roll kan anges som ansvarig för hantering av dokument eller ärende i ett visst steg. När användaren är färdig med sin del kan detta bekräftas med en digital signatur eller genom att flytta ärendet till nästa steg.

Alla användare som deltar i en process får stöd och överblick över sin arbetssituation. Det innebär att arbetet utförs snabbare och effektivare och med högre kvalitet. Företagsledningen kan samtidigt kontrollera status på varje process och bedöma om det finns moment som behöver förändras eller tas bort. Med hjälp av digitala arbetsflöden får ni en träffsäker uppföljning, vilket ger bra underlag för verksamhetsplanering.

Ni bygger arbetsflöden på ett enkelt sätt med hjälp av sk ”drag-and-drop” teknik.

Läs om steg 3 i DocuFlow processen – Lagra.

Lösningar

Ärendehantering

Prioritera rätt och kontrollera status på olika ärenden.

Öka kundnöjdhet

Det finns ofta information rörande ett och samma ärende i flera olika  ”e-mail slingor”, vilket leder till ett stort antal e-mail och en otydlig ansvarsfördelning. Det blir svårt för chefer att kontrollera status på olika ärenden och att sammanställa statistik över hur effektiv personalen är, vilket ökar kundnöjdhet eftersom de brukar bli nöjdare ju snabbare ni löser deras problem.

Använd e-mail på rätt sätt

Ärendehantering handlar dock inte enbart om ärenden i förhållande till kund utan bör användas för alla tänkbara ärenden och processer i er verksamhet. Ni kan t ex kontrollera om en viss person har fullgort en tilldelad arbetsuppgift utan att behöva störa denna person. E-mail är ett bra kommunikationssätt men främst när det handlar om kommunikation mellan ett fåtal personer. När t ex flera personer ska bearbeta ett och samma dokument är det betydligt enklare att hålla koll på status och aktuell version om ni skickar runt dokumentet med hjälp av ett digitalt ärendehanteringssystem.

To-do-list

Sist men inte minst så kan ni även använda vårt ärendehanteringssystem som er personliga ”to-do-list”. Det blir enklare att följa upp arbetsuppgifter som ni delegerar och att göra rätt prioriteringar i ert dagliga arbete.

Kontakta oss om ni vill veta mer om hur ni kan arbeta mer effektivt med hjälp av ärendehanteringssystem.

Processhantering

Samarbeta effektivt och kontrollera status på varje process.

Visualisera och automatisera

Med digitala arbetsflöden kan ni visualisera, automatisera och analysera era processer på ett sätt som ni förmodligen inte kunnat göra förut.

Med vår lösning kan ni följa specifika processer i ett modernt grafiskt webbgränssnitt. Ni får en överskådlig presentation om steg och status i en process och kan analysera resultatet och använda det i er verksahmetsplanering.

Drag-and-drop teknik

Med hjälp av ”drag-and-drop” teknik skapas digitala arbetsflöden som motsvarar era processer. Läs om våra frukostseminiarier där vi visar hur vi på Best Office arbetar med digitala arbetsflöden för bl a orderhantering.

Anmäl er för mer information om hur ni kan sänka kostnader.