- DocuFlow

Lagra - steg 3 i DocuFlow processen

Inom området ”Lagra” hjälper vi er att skapa en filstruktur som passar er verksamhet. Vi fastställer regler för hur olika typer av dokument ska sparas och taggar sk metadata till vissa för att underlätta sökning. Målet är att ni inte längre ska behöva lägga tid på att leta dokument och att ni ska spara framförallt e-mail på ett mer strukturerat sätt.

Vi hjälper er att lagra dokument så att rätt personer ges tillgång till rätt dokument så det handlar även om att upprätthålla nödvändig säkerhet och sekretess. Det finns en ”plug-in” (knapp) för digitalt arkiv i menyn för outlook (e-mail) och resp del i microsoft office (word, excel etc) som gör det möjligt att dra dokument och ”droppa” dem direkt i ert digitala arkiv.

Vi strävar efter att minska antalet utskrifter för att värna miljön och uppmuntrar lagring i digital form. Vi vill med andra ord visa att det är möjligt att ha ett nästintill pappersfritt kontor.

Läs om Steg 4 i DocuFlow processen – Sök.

Lösningar

Avtalshantering

Bli varnad via e-post om viktiga datum för t ex uppsägning.

Avtalsregister

Vi rekommenderar er att ha ett sk avtalsregister för att t ex kunna hålla koll på vilka avtal som automatiskt förlängs inom den närmaste tiden eller om avtalens innehåll löpande speglas i bolagets balansräkning. Det handlar med andra ord om att se till så att de tillämpas på det sätt som det var tänkt.

Ni kan bevaka enskilda villkor och härigenom säkerställa att ni efterlever t ex skyldigheter och kontrollera att upplupna kostnader med anledning av dessa bokförs inom rätt tidsperiod.

Rätt version

Digital avtalshantering innebär också att avtalsansvariga får sekundsnabb tillgång till avtal vid önskat tillfälle. Alla läser samma version av aktuellt avtal och risken för att jobba med gamla versioner elimineras.

Kritiska frågor

Vår lösning för avtalshantering gör det möjligt att besvara bl a följande frågor:

Hur många aktiva avtal har ni?
Vem eller vilka har rätt att teckna avtal för verksamhetens räkning?
Finns metoder och rutiner för att bevaka tidsfrister?
Har ekonomiavdelningen en korrekt avtalsreskontra för att löpande boka upp upplupna intäkter och kostnader?
Finns det en ansvarig person för varje avtal?
Hur ser er juridiska status ut? Hur har ni bundit upp er?