Leverera - Steg 5 i DocuFlow processen

Inom området ”Leverera” hjälper vi er att automatisera distribution av dokument och det finns i princip inga gränser för vad tekniken kan klara av. Det kan t ex handla om att starta en hel distributionsprocess genom en enda knapptryckning. Målet är att öka er lönsamhet genom att optimera er användning av kontorsmaskiner och undvika resurskrävande rutiner.

För att ni ska börja brainstorma kring olika arbetssätt nämner vi några exempel på hur man kan automatisera leverans av dokument:

- Spara fakturor automatiskt i digitalt arkiv samtidigt som ni trycker ”print” och skriver ut den fysiska fakturan. Ni kan välja filformat för denna lagring som t ex pdf.

- Instifta regel att om antalet sidor överstiger ett visst antal skickas dokumentet till lokal tryckare med snabb leverans istället för att skriva ut det själv. Uppdraget skickas automatiskt när ni trycker ”print”.

- Skicka e-fakturor istället för pappersfakturor

- Skicka mötesmaterial till styrelser i digital form och låt ledamöterna läsa materialet via Ipads under möten.

Anmäl dig till ett av våra frukostseminarier eller ett personligt möte om du vill veta mer om hur DocuFlow kan öka er lönsamhet.

Lösningar

Distribution

Leverera och ta emot dokument med automatik.

Spara pengar

Många företag som regelbundet producerar stora volymer kommunikation till kunder betalar ofta onödigt mycket pengar för att hantera och producera sådan kommunikation. Ni kan spara tid och pengar genom att skicka dokument elektroniskt och med automatik och det gäller oavsett om dokumenten som ska kommuniceras är fakturor, påminnelser, brev, kontoutdrag eller andra typer av dokument. Det spelar inte heller någon roll om ursprungsdokumenten är i digital eller pappersform eller om den är generell eller riktid till utvalda individer. Ni spara pengar bl a genom minskade utgifter för utskrifter och porto samt ökning av kassaflöde om ni t ex använder det för att påskynda er faktura distribution.

Bättre kundkommunikation

Vårt mål är att förenkla och effektivisera er hantering av inkommande och utgående affärskommunikation. Våra lösningar leder inte på något sätt till sämre kundkommunikation utan snarare tvärtom, vi underlättar för er så att ni klarar av att hålla kontakt med en stor mängd utvalda kunder med begränsade resurser.

Fördelar

Vår lösning för automatisk distribution har följande fördelar:

- Snabb och enkel implementering

- Tillväxten kan öka utan behov av ytterligare personal

- Ingen eller begränsad intern utskriftshantering

- Stödjer alla affärssystem

- Sänker kostnaden för faktura- och övrig dokumenthantering

- Snabbare kassaflöde

- Stödjer alla elektroniska fakturaformat som t ex Svefaktura, BGC-invoice, Finvoice, OIO XML, PDF och EDI.

- Framtidssäkrar fakturahantering genom att möta alla krav och önskemål på elektroniska fakturor, oavsett format.

Print Management

Outsourca hela eller delar av er maskinpark.

Problem

15-20% av alla utskrifter hämtas aldrig i skrivaren och i vissa fall kan konfidentiella handlingar ligga synliga för fel personer. Utskrifterna skapar onödigt avfall i form av förbrukade toner och onödigt utnyttjande av naturresurser som krävs för denna pappersförbrukning.

Företag har dessutom ofta flera leverantörer av utskriftsrelaterade produkter, vilket leder till en mängd fakturor och avtal med olika löptider. Det blir svårt att överblicka hur företaget har bundit upp sig vid budget- och verksamhetsplanering.

Förlorad arbetstid vid stillestånd och arbetstid för att beställa förbrukningsmaterial och service är bara några exempel på dolda kostnader som kan relateras till utskrifter. När man pratar om arbetstid bör man inte enbart tänka på förlorad arbetstid utan även se till den vinst man skulle kunna göra genom att t ex låta IT-tekniker fokusera på affärsutvecklande projekt istället för skrivarservice, vilket anses uppta ca 30 % av deras tid.

Analys

Vi erbjuder en print management analys som beaktar alla kostnader som kan relateras till utskrifter. Målet med denna analys är att kunna presentera en lösning som:

  • Optimerar ert utnyttjande av maskiner
  • Minskar antal utskrifter
  • Sänker kostnader
  • Minskar arbetstid relaterat till utskrifter
  • Minskar miljöpåverkan
  • Ökar dokumentsäkerhet

Brons-, Silver- och Guld-avtal

Ni kan börja outsourca en del av er maskinpark och sedan växla upp till total outsourcing, vilket innebär att ni får ett enda avtal och en enda faktura avseende hela er maskinpark. Vi certifierar lämpliga maskintyper och garanterar en viss funktion och placerar maskiner på ett sätt som motsvarar era behov.

Ju mer ni outsourcar till oss, desto större kontroll får ni och desto större är sannolikheten för att vi kan sänka era utskriftskostnader. Vi erbjuder tre olika nivåer av outsourcing som vi beskriver i våra Brons-, Silver och Guld-avtal.

Kontakta oss om ni vill höra mer om vad som ingår i respektive avtal och hur vi t ex kan sänka era utskriftskostnader med upp till 50 %.

 

Anmäl er för mer information om hur ni kan sänka kostnader.