Har ni säkerställt att ni har digitala kopior av alla viktiga dokument i fall det börjar brinna i er lokal? En lika viktig fråga som frågan om försäkring för om ni inte kan återskapa och bevisa vad som gått förlorat i en brand så får ni ingen eller mycket sämre ersättning. Ni är dessutom skyldiga att bevara viss dokumentation enligt lag och kan inte friskriva er bara för att det brunnit i er lokal. Det kan därför finnas all anledning att titta på ett digitalt arkiv för lagring av avtal och andra viktiga dokument och t ex elektroniskt fakturahanteringssystem som lagrar digitala kopior av alla fakturor.

Vi vill inte använda skrämseltaktik för att sälja våra produkter och tjänster men hoppas att ni tänker på detta och hittar en bra lösning för det kommer vara extremt värdefullt om ni har otur och råkar ut för en brand. Det kan krävas enormt mycket arbete att återskapa dokumentation som är spridd bland flera personer i en organisation. Om ni har vissa dokument i endast pappersform har ni ett ännu större problem.

Har ni råd att vänta med att upprätta denna typ av skydd för er verksamhet?

/Linda Hellström

Lennart Andersson, Vice VD, om varför de valt ett funktionsavtal:

”Vi bedömer att vi kommer att minska våra kostnader och vår egen administration för utskrifter och digital hantering av dokument då en stor del av vår verksamhet består av byggarbetsplatser som ständigt förändras i antal och flyttas geografiskt.

Att hantera dessa maskin för maskin har blivit en för stor administration som vi nu tar hjälp av Best Office för att optimera och förenkla genom att flytta bevakningen av dessa till specialister på maskiner.

BTH Bygg är duktiga på att byggverksamhet och där skall vi lägga vårt fokus, inte på kontorsmaskiner eller liknande.”

Kontakta oss om ni vill veta mer om hur ni kan sänka kostnader och minska administration med hjälp av funktionsavtal.

Det är dessutom ofta så att man inte har tillräcklig kontroll på fakturor i ett manuellt fakturaflöde. Mycket tid läggs ofta ned på att leta fakturor och på att skicka dem mellan flera personer och i vissa fall mellan flera kontor.

Vi strävar alltid efter största möjliga automatisering. Kunder ska samtidigt kunna välja att genomföra denna automatisering i flera steg så att projektet inte känns övermäktigt och så att organisationen ges möjlighet att ställa om till denna automatisering.

Ni kanske känner att ni har behov av en ytterligare ekonomi assistent men jag lovar er att ni kommer att tänka om när ni har sett vår lösning för fakturahantering som bl a tolkar och validerar fakturor med automatik.

Det kostar ingenting att låta oss beräkna era kostnader för manuell hantering.

Vänta inte för det här är en kostnad som ni kan påverka direkt!

/Linda Hellström

Jag kommer precis från ännu ett stimulerande möte med vår samarbetspartner E-avtal. 

Jag har arbetat med många olika typer av avtal under mina år som bolagsjurist och ser stora möjligheter att reducera all administration kopplat till avtal fr.o.m. att den slutliga versionen är skapad och någon ska koordinera så att båda parter skriver under och se till så att originalet arkiveras på rätt ställe. Det har hänt mer än en gång att fokus försvunnit när avtalet skickats iväg till motpart för underskrift och att det inte varit en effektiv uppföljning av att motparten har skrivit under och skickat tillbaka vårt original. Fokus har då förflyttats till nästa avtal. Så vanligt och så mänskligt! 

Jag ser så många olika användningsområden för E-avtal. Det ska bli riktigt kul att få träffa företag, förbund och organisationer och berätta hur de skulle kunna minska avtalsadministration på ett radikalt sätt.

Klicka här så får du se hur enkelt det är! Ni kan integrera dessa funktioner med interna system och web platser som t ex ”Mina Sidor”. Ni kan även koppla det till ett digitalt arkiv så att avtalen lagras i rätt mapp med automatik. De flesta avtal börjar att gälla när båda parter har skrivit under avtalet och ni kan då fakturera motpart i ett tidigare skede om det t ex är ett kundavtal.

I nästa inlägg kommer jag att beskriva i mer i detalj hur det går till när parter identifieras och signerar ett dokument. Jag kommer även att förklara varför E-avtal många gånger är säkrare rent juridiskt än ett avtal med handskriven underskrift.

Trevlig helg! 

Linda Hellström

Det fungerar för bokföringsbyråer

Skulle ni vilja träffa mig om jag sa att jag kan öka er lönsamhet? Och nu vänder jag mig framförallt till er som arbetar för en advokatbyrå eller liknande konsultbyrå och debiterar era kunder per timme.

När vi ställer denna fråga till bokföringsbyråer så nappar de direkt och vill veta mer om hur de kan öka sin effektivitet. De är intresserade av att kunna hjälpa fler kunder på kortare tid. De tar ofta betalt per timme men vill diskutera möjligheter att ta betalt per bokförd faktura eller att erbjuda ett fast pris per månad. Stora delar av deras arbete är för närvarande mycket pappersdrivet och det finns enkla sätt att digitalisera deras arbete. Det kan t ex handla om skanningslösningar som är kopplade till ekonomisystem och digitala arkiv som ger sekundsnabb tillgång till dokument. Inte längre något behov av regelbundna transporter av fysiska dokument mellan kund och bokföringsbyrå, vilket dessutom är bra för miljön.

Bättre service och förutsebara intäkter

Blir det sämre service? Nej jag skulle vilja påstå att det snarare blir bättre service. Det blir mer ordning och reda hos både kund och leverantör eftersom alla handlingar finns tillgängliga digitalt och de blir mindre beroende av fysiska dokument. Digital förvaring i kombination med lagring av fysiska dokument i externa arkiv frigör kontorsyta för nya arbetsplatser. Personalen kan lägga mesta delen av sin tid på kvalificerat arbete. Kostnaden för att utföra arbetet blir lägre men det betyder inte att resultatet blir lägre p.g.a. minskad timdebitering. De får istället ett säkrare intäktsflöde genom fasta och mer förutsebara intäkter.  

Minska manuell administration och se möjligheter med s.k. e-avtal

Vi brukar rekommendera att man börjar med att fokusera på mindre kvalificerat arbete som t ex manuellt arbete kopplat till skanning, arkivering och formulär och att utvärdera möjligheter med e-signaturer och s.k. e-avtal, vilket jag kommer att skriva om i mitt nästa inlägg. Juridiskt bindande e-signaturer i digitala arbetsflöden och möjligheter att träffa e-avtal i fall då parter befinner sig på helt olika platser kan minska arbetstid och sänka kostnader som är relaterade till transport av dokument. Detta gäller inte enbart signaturer av privatpersoner utan även av juridiska personer och det finns möjligheter för flera personer att skriva under samma dokument.

Avancerat avtalsprogram och ”helpdesk” med biträdande jurister

Ett effektivare system för hantering av avtal och andra viktiga dokument skulle kunna höja effektiviteten hos t ex advokater. Ett system som gör det möjligt att länka flera olika typer av avtal och dokument till varandra och som har avancerad sökteknik. Varför inte kombinera det med att låta små- och medelstora företag betala en månadsavgift mot att de under vissa tider kan ringa biträdande jurister och ställa frågor. Det finns den typen av företag men jag har inte sett så ofta att det kombinerats med traditionell juridisk rådgivning. Dessa unga jurister får möjlighet att träna på kundkontakt och på att sälja in ”traditionella” uppdrag till sin advokatbyrå.

Hyra ut jurister

Ett intressant fenomen som växer är möjligheten att hyra en jurist på samma sätt som man hyr en receptionist. Jag förstår att det blir lägre vinst per timme men vem har sagt att det måste vara betalning per arbetad timme? Kunden kanske är villig att betala visst pris för en viss typ av arbete oavsett om det tar 10 eller 15 timmar.

Att fokusera på försäljning behöver inte vara fult

Jag har arbetat 10 år som bolagsjurist och VD och har endast en mycket kort karriär på advokatbyrå som sekreterare under min studietid så jag kanske inte anses ha full förståelse för den här typen av verksamhet. Eller bör man se det som en fördel att jag inte är förblindad av vedertagna metoder och modeller i min egen bransch, vilket man ofta är? Jag är medveten om att det anses lite fult att ”sälja” juridiska tjänster för man ska vara ”oberoende” men skulle man inte kunna se det som att man höjer kvaliteten på sina tjänster om man t ex är mer tillgänglig och flexibel genom en ”helpdesk” med driftiga jurister och erbjuder en mer förutsebar kostnad för kund? Glöm inte bort att era kunder kan vara villiga att betala ännu mer för en ännu bättre tjänst.

Hur som helst så är det spännande att fundera på hur man kan skära kostnader men ännu mer spännande att fundera på nya och mer förutsebara intäktskällor.

/Linda Hellström

Haparanda kommun vågar

Vi vill att våra kunder ska minska användningen av papper men är det möjligt att arbeta i ett helt pappersfritt kontor? Enligt Haparanda kommun är svaret ja för dom ska bli helt pappersfria inom tre år.

Yngre generationer kräver dokument i digitalt format

Vi tror att företag i allmänhet kommer att vara beroende av papper en lång tid framöver. Det kan emellertid inte användas som försvar mot att inte försöka skapa ett mer pappersfritt kontor. Det är naturligtvis en vanesak och vissa vill läsa på papper men vi står nu inför ett faktum att yngre generationer kräver dokument i digitalt format av miljöskäl och för att dom tycker det är smidigast.

Fundera på externa arkiv

Avtal är ofta en typ av dokument som företag vill ha i pappersformat och i ett internt arkiv. Jag har arbetat som bolagsjurist i nästan 10 år och min erfarenhet är att företag ofta behöver hitta avtal sekundsnabbt men det är relativt sällan som företag behöver originalet i pappersformat.

Det kan naturligtvis vara så att företagskänsliga avtal måste förvaras i ett internt arkiv men jag vill passa på att slå ett slag för externa arkiv tillsammans med lösningar som digitala arkiv och system för långtidsarkivering. Ni kan t ex frigöra arbetsyta för nyanställda och kanske undvika ombyggnationer genom att ta bort onödiga pärmar och bokhyllor och istället lagra vissa dokumenttyper i externa arkiv. Kombinerar ni det med digitala arkiv och system för långtidsarkivering så skulle ni kunna se till så att gallring sker automatiskt efter viss tid. Om ni gör detta med ekonomiskt underlag så skulle t ex automatisk gallring kunna ske efter 7 års tid och ni hittar samtidigt dessa dokument sekundsnabbt vid en revision.

Glöm inte möjligheter med e-avtal

Jag vill även passa på att slå ett slag för s.k. e-avtal som innebär att avtal och juridiskt bindande handlingar undertecknas elektroniskt, vilket öppnar möjligheter för en verklig digitalisering av processer rörande t ex kundregistrering och orderhantering. Tänker framförallt på den typen av processer inom finansbranschen som jag arbetat inom i 5 års tid. Det är i mina ögon en säkrare metod än mänskliga underskrifter eftersom det många gånger saknas egentlig  kontroll av huruvida aktuell underskrift verkligen är skriven av rätt person.

Till sist så läste jag en artikel för ett tag sen och det stod att ca 80% av alla utskrifter läses bara en gång och sen aldrig mer. Även fast jag inte kan bevisa det rent statistiskt så tror jag att det ligger mycket sanning i det. Vilket slöseri av naturresurser!

7-års regeln för ”räkenskapsinformation”

Enligt lag ska företag inom den privata sektorn arkivera ”räkenskapsinformation” i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under 7 år. Utgör materialet inte räkenskapsinformation så är huvudregeln att man inte behöver lagra aktuell information. Det kan emellertid finnas särskilda regler för t ex vissa branscher som ändå kräver lagring under viss tid. Det gäller exempelvis vissa handlingar hos fond- och försäkringsbolag.

Slutsatsen är emellertid att det har stor betydelse om en handling kan klassas som räkenskapsinformation.

Inget krav på skriftlighet

Det finns inget uttryckligt krav på att räkenskapsinformation ska vara skriftlig. Informationen kan t ex bestå av uppgifter på disketter, cd eller hårddisk. Lagen godkänner med andra ord inte något särskilt format utan anger att informationen ska vara läsbar eller kunna avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel som t ex en dator. Informationen ska dessutom med omedelbar verkan kunna skrivas ut eller tas fram i sådan form att den kan avläsas.

Kom även ihåg att informationen ska lagras i det format som det först anlände eller som det bestod av när det hade skapats. Det innebär t ex att om ni får en faktura endast via e-mail så ska ni lagra den elektroniska versionen och inte enbart en utskrift av bifogad faktura.

Underlag med hänvisningar

Varje händelse av ekonomisk betydelse utgör räkenskapsinformation. Något förenklat kan man säga att man ska kunna förklara och bevisa ekonomiska händelser. Det finns dock ingen lista som anger att vissa typer av dokument utgör räkenskapsinformation. Förklaringen till detta är enkel eftersom företag ofta namnger dokument på olika sätt. Det som kallas fakturajournal hos ett företag kan kallas något helt annat hos ett annat företag.

Man får göra en bedömning i varje enskilt fall. En kundprislista skulle t ex kunna utgöra räkenskapsinformation om det finns fakturor som innehåller texter av typen ”pris enligt prislista X”, d.v.s. en hänvisning till aktuell prislista. Det kan t ex vara fråga om mycket omfattande prislistor som inte kan specificeras på ett fullständigt sätt i vissa fakturor. Om det inte finns några hänvisningar till prislistor så skulle de däremot inte utgöra räkenskapsinformation och behöver då inte lagras alls.

Det viktiga är att säkerställa att informationen är fullständig och ev. hänvisning till andra dokument innebär att man även måste lagra det dokument man hänvisar till.

Bleknande taxikvitton, elektroniska fakturor och undantag från 7-års regeln

Kontakta gärna mig om ni vill ha råd om vilka lagringskrav som gäller enligt lag avseende de dokument som ni har i er verksamhet. Ni kanske har frågor om underlag av dålig kvalitet som taxikvitton eller vilka lagringskrav som gäller för elektroniska fakturor. Jag kan då även berätta om ett undantag från 7-års regeln som gör det möjligt att kasta vissa papperskopior redan efter 4 år.

Vi hörs!

Linda Hellström

Våra kunder kan välja mellan Brons-, Silver- och Guld-avtal. Det innebär tre olika nivåer av outsourcing och ni kan börja med Brons och sedan växla upp till Silver eller Guld. Ett Brons-avtal erbjuder bl. a automatisk beställning av toner och gratis skrivarservice. Väljer ni ett Guld-avtal så köper ni inte längre ett visst antal maskiner utan istället en viss funktion som vi garanterar inom ramen för ett totalt outsourcingavtal. Ni behöver då endast ett avtal och en faktura avseende hela er maskinpark.

Vi sänker vanligtvis utskriftskostnader med upp till 50 % men hur går det egentligen till? Vi kan ofta se omedelbara resultat genom enkla åtgärder för att t ex minska antal onödiga utskrifter. Vi kombinerar även print management tjänster med digitala lösningar för dokument- och informationshantering. Det kan t ex handla om att lagra vissa typer av dokument i digitala arkiv istället för att skriva ut dem i pappersformat. Detta kan medföra andra vinster som att ni t ex inte längre behöver förvara vissa typer av dokument i pärmar på dyra kvadratmeter om ni har en lokal i Stockholm.

Vi fokuserar emellertid inte enbart på kostnader. Andra viktiga mål är t ex att:

• Minska arbetstid relaterat till utskrifter
• Minska miljöpåverkan
• Öka dokumentsäkerhet
• Optimera utnyttjandet av maskiner

Kontakta oss om ni vill veta mer om vad vi kan erbjuda inom ramen för Print Management.

Måste bara visa Xerox nya toner utan tonerkassetter. En härligt amerikansk demo som jag hittade på Youtube.

Kanske inte exalterande i sig att skriva om toner men maskinen är värd att titta närmare på om ni vill slå ett slag för miljön. Den skapar inget onödigt avfall och är så smart utformad att t o m en ett-åring kan klara av att stoppa rätt toner i rätt hål!

Maskinen är särskilt anpassad för företag som genererar stora volymer färgutskrifter och den är extra lönsam om det är relativt lite färg på era utskrifter för då betalar ni samma pris som för svart/vita utskrifter. 

Det känns än en gång underbart att kunna visa att det är enkelt att sänka kostnader med en miljövänlig lösning!

Linda Hellström

Polisen utvecklar sin ”affärsidé”

I gårdagens Computer Sweden kan man bl. a läsa om Rikspolisstyrelsens jätteprojekt som kallas Pust och som handlar om att göra polisen mer mobil. Tanken är att öka polisens synlighet och att kunna utföra arbete direkt på plats i fält. Polisen använder sedan tidigare vissa enklare system i smarttelefoner och har ca 20 000 mobila användare.

Miljövänligt och lönsamt

Computer Sweden nämner även Malmö stads införskaffande av pekplattor till ca 60 fritidspolitiker och administrativ personal. Kommunens miljöförvaltning uppger att de räknar med att kunna spara ett halvt ton papper årligen genom att distribuera olika handlingar digitalt istället för i pappersformat.

Det är inte bara miljövänligt utan även lönsamt och det ligger i linje med Best Office affärsidé att erbjuda kostnadseffektiv och miljövänlig dokument- och informationshantering. Måste säga att det är lite intressant att myndigheter verkar ligga steget före många företag på detta område.

Pekplattornas framfart

I onsdags kväll lanserades Apple Ipad 2 av Apples svårt sjuke VD Steve Jobs och det är många som tror att den pekplattan kommer få sitt stora genombrott i år hos svenska företag och myndigheter. 

Sifo har konstaterat att drygt 170 000 svenskar har införskaffat en Ipad och den totala mängden pekplattor uppskattas bli ca 650 000 inom ett år. Den nya kameraförsedda Ipad-versionen kan t ex skapa möjligheter för videokonferenser och anses utgöra Apples första rejäla kliv mot företagsmarknaden.

Apple har ett försprång men det är samtidigt intressant att följa konkurrenternas utveckling som t ex pekplattan som tillverkats av taiwanesiska First International Computer som bygger på standardversionen av Windows 7 och har en hårddisk på 120 GB. Produkterna från denna tillverkare dyker ofta upp under andras varumärken och kan komma att heta Axxess enligt Mats Danielson på Mic Distribution, företagets skandinaviska generalagent.

Det förs naturligtvis en ständig debatt om behovet av stora system v. appar och vi tror inte på något sätt att appar och pekplattor kommer ersätta stora system med möjlighet att hantera stora mängder data. Men den som lyckas skapa en lyckad kombination kommer att blir mycket framgångsrik – både leverantörer av dessa system och deras slutkunder som utnyttjar denna mobilitet för att utveckla sina affärsidéer.

Skapa kundnytta

Alla mobila lösningar är kanske inte affärsutvecklande för det måste ju finnas en nytta för kunden. Jag tycker själv att den mest uppskattade idén som presenteras i Computer Sweden är Skistars satsning på mobilitet som gör det möjligt att köpa liftkort via sin mobil. De erbjuder sen tidigare online köp av liftkort och uppger att sju av tio köper liftkort på detta sätt men att addera denna mobiltjänst känns briljant. Jag tänker bara på mitt senaste besök i Åre då jag stod och svettades och var uttråkad av att vänta i ca 45 minuter i kö för ett liftkort när jag hade kunnat susa nedför en backe i strålande solsken. Det kallar jag kundnytta och sann affärsutveckling!

Linda Hellström